Sachbearbeitung Registratur / Dokumentenmanagement (m/w/d)

Die Dienststelle des LfDI ist eine unabhängige, nur dem Gesetz unterworfene oberste Landesbehörde, die sich für Datenschutz und Informationsfreiheit einsetzt. Wir kontrollieren in Baden-Württemberg die Einhaltung der Datenschutzvorschriften bei öffentlichen und nichtöffentlichen Stellen. Wir beraten, informieren und klären auf über datenschutzrechtliche Fragen und helfen Bürger*innen, ihre Rechte wahrzunehmen. Wir unterstützen sie in ihrem Recht auf Zugang zu amtlichen Informationen sowie öffentliche Stellen bei der Umsetzung dieses Rechts. Aktuell arbeiten bei uns ca. 80 Personen. Unser Dienstsitz liegt zentral in der Landeshauptstadt Stuttgart.

Mitarbeiter*in Registratur

Beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI) ist baldmöglichst folgende Stelle zu besetzen:

in Teilzeit (50 % unbefristet, mit der Möglichkeit befristeter Arbeitszeitaufstockungen bei Vertretungsbedarf) (Kennziffer 01-2026)

Diese Aufgabenschwerpunkte erwarten Sie bei uns:

• Elektronische Schriftgutverwaltung in der E-Akte BW einschließlich Scanstelle
• Aktenrücklauf und -aussonderung
• Bearbeitung des Posteingangs (u. a. Öffnen, Scannen und Registrierung der Briefpost, Sichtung des zentralen E-Mail-Postfachs und Registrierung der Eingänge, Entgegennahme von Paketsendungen und Einschreiben)
• Weitere registratorische Begleitung der Vorgänge (u. a. Kontakt zu den Fachabteilungen, Aktenanforderungen, Wiedervorlagen, Aussonderungen)
• Erledigung des internen Postaustauschs und der Umläufe
• Einlass von Besucher*innen und Lieferant*innen
• Allgemeine Bürotätigkeiten im Sachgebiet „Organisation, IuK, Innerer Dienst“

Änderungen des Aufgabenzuschnitts bleiben vorbehalten.

Dieses Profil sollten Sie mitbringen:

• Abgeschlossene Ausbildung der Kaufleute für Büromanagement, der Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare verwaltungsnahe Ausbildung,
• versierter Umgang mit dem PC und den gängigen Office-Anwendungen,
• eine konzentrierte, selbstständige und zügige Arbeitsweise, Teamfähigkeit, ein freundliches Auftreten, Einsatzbereitschaft, eine gute Auffassungsgabe und ein Verständnis für strukturiertes und prozessorientiertes Arbeiten sowie
• idealerweise Erfahrungen in der Registratur und mit der E-Akte BW.

Das bieten wir Ihnen:

• Die Eingruppierung erfolgt nach den Vorschriften des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bis Entgeltgruppe 6 TV-L. Auch Abordnungen und Versetzungen von anderen Dienststellen sind möglich.
• Möglichkeit der temporären Arbeitszeitaufstockung bei Vertretungsbedarf
• Einarbeitungskonzept sowie dauerhafte Förderung der persönlichen und beruflichen Entwicklung durch vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z. B. durch flexible Arbeitszeitmodelle und mobiles Arbeiten
• Gesundheitsmanagement und vieles mehr

Dann senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum 25. Mai 2026 per E-Mail, gerne verschlüsselt, an Personal@lfdi.bwl.de oder per Post, versehen mit dem Hinweis „Vertrauliche Personalsache“, an den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Prof. Dr. Tobias Keber, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart. Wir bitten um Verständnis, dass wir Bewerbungsunterlagen nicht zurücksenden können. Weitere Informationen zur Stelle und zum Besetzungsverfahren erhalten Sie bei Herrn Petersen, Telefon: 0711 - 615541-31.

Engagement, fachliche Kompetenz, Vielfalt und ein kollegiales Miteinander sind uns wichtig. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen unabhängig von Alter, Geschlecht, geschlechtlicher und sexueller Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Nationalität, Behinderung, Religion und Weltanschauung. Bewerbungen von schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten behinderten Menschen werden ausdrücklich begrüßt, bei im Wesentlichen gleicher Eignung werden diese Menschen bevorzugt eingestellt.

Die Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten nach Artikel 13 DS-GVO finden Sie auf unserer Homepage im Bereich „Jobs und Karriere“.