Assistent/-in Abteilung Familie und Jugend (m/w/d)

Stuttgart

Stellenanzeige aus einem Partnerportal

Arbeit vor Ort Teilzeit

Job melden

Jetzt bewerben

Zur Abteilung Familie und Jugend gehören die elf dezentralen Beratungszentren. Zusätzlich sind der Abteilung auch die Dienststelle Entgeltfinanzierung und die Fachdienste Kinderschutzteam am Olgahospital, FamilienRat-Büro, Frühe Hilfen und die Ambulanten Maßnahmen der Jugendhilfe im Strafverfahren zugeordnet. Das Sekretariat arbeitet der Abteilungsleiterin und der stellvertretenden Abteilungsleiterin zu und soll insbesondere die Dienststelle Frühe Hilfen unterstützen.

Aufgaben

Sie sind verantwortlich für die allgemeine Büroorganisation und die Pflege der Organisations- und Ablagestrukturen
Zu ihren Aufgaben zählen die Erledigung von allgemeinem Schriftverkehr sowie das Korrekturlesen von Texten und Briefen
Sie sind zuständig für die Pflege von Verteilern und Adressen (Kooperations- und Netzwerkpartner) und für das Versenden von Informationsmaterial
Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Meetings, Fachtagen und Videokonferenzen
Das Materialmanagement gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
Ihnen obliegt die Abrechnungssachbearbeitung
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

Profil

Eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine andere verwaltungsnahe oder kaufmännische Berufsausbildung oder eine abgeschlossene Erste Prüfung nach der Entgeltordnung (VKA, ehem. Angestelltenlehrgang I)
Erfahrung in einem Sekretariat ist wünschenswert
Fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Programmen
Gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift in der deutschen Sprache
Eigenständiges Arbeiten sowie organisatorische Fähigkeiten