Mitarbeiter:in für Projektmanagement und Personalbetreuung (m/w/d) als Verwaltungsangestellte:r
Stuttgart
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Arbeit vor Ort
Teilzeit
Der Institutsverbund Informatik der Universität Stuttgart ist ein Zusammenschluss von 7 Instituten mit insg. 20 Abteilungen im Bereich der Informatik. Die Geschäftsleitung des Institutsverbundes ist zuständig für die Verwaltung in den Bereichen Budget (inkl. Buchhaltung), Personal und Drittmittel der derzeit 15 - 18 Professoren und Juniorprofessoren mit ihren ca. 200 Mitarbeitern.
Aufgaben
- Administrative, finanzseitige Betreuung von Drittmittelprojekten (Bund, EU, Land, Stiftungen) inklusive Budgetüberwachung und Projektabrechnungen
- Eigenständige Erstellung von regelmäßigen Mittelabrufen, Mittelumwidmungen, etc.
- Finanztechnisches Projektcontrolling und Budgetverantwortung
- Personalkostenkalkulation und Personalplanung in Abstimmung mit den Institutsleitungen
- Mitwirkung bei Personaleinstellungen und Vertragsverlängerungen, Ausfertigen aller notwendigen Unterlagen, Mithilfe bei Visa-Anträgen, Überwachung der befristeten Verträge der wissenschaftlichen Mitarbeiter, etc. für die beteiligten Institute, Ansprechpartner für die wissenschaftlichen Beschäftigten
Profil
- Kenntnisse in der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten (DFG, BMBF, BW, etc.) in Forschungseinrichtungen
- Eine abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsausbildung und/oder entsprechende Berufserfahrung in den genannten Bereichen
- Verwaltung der Sach-, Reise- und Personalmittel aller im Institut durchgeführten nationalen und internationalen Drittmittelprojekte, inkl. Korrespondenz mit Projektträgern
- Gute Kenntnisse in der kaufmännischen Buchhaltung
- Kenntnisse in SAP und/oder Bereitschaft, sich einzuarbeiten (idealerweise S4/HANA)
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sowie Kenntnisse einer weiteren Sprache und sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
- Sicherer Umgang mit aktueller MS Office-Software (vor allem Excel)
- Verantwortungsbewusste und verlässliche, terminorientierte, selbstständige und pragmatische Arbeitsweise und Teamfähigkeit
- Wünschenswert wäre zudem:
- Vertiefte Kenntnisse in Software-Anwendungen, da die IT-Struktur der Abteilung weiterentwickelt werden soll, z.B. für ein Ticket-System für Anfragen aus den Instituten, etc.
- Erfahrungen in der Administration in Forschungseinrichtungen sowie Kenntnisse der Vorschriften des Öffentlichen Dienstes
- Kenntnisse im Haushalts- sowie Tarifrecht des öffentlichen Dienstes
- Erfahrung in der administrativen Begleitung von Forschungsanträgen beim Bund, Land oder der EU und Kenntnis der Regelungen und Vorschriften für Forschungsförderung und Zuwendungsbescheide
- Quereinsteiger willkommen
Wir bieten
- Abwechslungsreiche Tätigkeiten im nichtwissenschaftlichen Bereich an der Schnittstelle zwischen der Zentralen Verwaltung und den angeschlossenen Instituten
- Interessante Einblicke in das Management von Forschungsprojekten und wissenschaftliches Arbeiten
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell und der Möglichkeit von Freizeitausgleich zusätzlich zu den regulären 30 Tagen Urlaub, Homeoffice anteilig möglich
- Attraktive Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes inkl. betrieblicher Altersvorsorge und betriebliches Gesundheitsmanagement
- Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in Stuttgart-Vaihingen, gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Zuschuss von 25 EUR monatlich zum öffentlichen Nahverkehr sowie Möglichkeit des Job-Bike-Leasing
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Sportangebote der Universität Stuttgart
- Eine Anstellung nach den Vorschriften des TV-L mit einer Vergütung abhängig von Ihren persönlichen Voraussetzungen und der daraus resultierenden Aufgabenstellung bis TV-L 11
Universität Stuttgart
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Arbeitsort
Stuttgart
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| Arbeitszeit | Teilzeit |
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| Arbeitsort |
Stuttgart
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