Jobs für Verwaltungsfachangestellte (m/w/d) in Stuttgart und Umgebung

Die Evangelische Gesamtkirchengemeinde Bad Cannstatt umfasst fünf Teilkirchengemeinden mit rd. 14.000 Gemeindegliedern und betreibt acht Kindertageseinrichtungen, zwei Ferienwaldheime, eine Seniorenbegegnungsstätte, sowie versch. andere Einrichtungen mit insg. ca. 150 Mitarbeitenden und umfangreiche Liegenschaften. Die Kirchenpflege mit aktuell 14 Mitarbeitenden ist die zentrale Finanz-, Bau-, Liegenschafts-, Kindergarten- und Personalverwaltung für die Gesamtkirchengemeinde und ihre Einrichtungen; das Kirchenregisteramt ist ebenfalls angeschlossen. Dafür suchen wir ab 01.01.2025 eine*n

Sie steuern und koordinieren die Instandhaltungs-, Instandsetzungs- und Baumaßnahmen unter Sicherstellung und Einhaltung der technischen und gesetzlichen Vorschriften Sie sind verantwortlich für die Betreuung von Mieteinheiten (Einzelhandel, Gastronomie) sowie die Durchsetzung und Einhaltung der Mietverträge Sie wirken bei den Flächenplanungen und Raumkonzeptionen mit Die Beantwortung von Bürgeranfragen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben Sie wirken mit bei der Einführung eines digitalen Gebäudeverwaltungssystems für eine effiziente Verwaltung von Gebäudeinformationen, Wartungsplänen, Energieverbrauchsdaten und anderen relevanten Daten Die Gefahrenprävention gehört zu Ihren Aufgaben, ebenso die Organisation von Räumungsübungen Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

Die Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg, Körperschaft des öffentlichen Rechts, ist die Berufsvertretung der über 13.000 Zahnärztinnen und Zahnärzte in Baden-Württemberg. Wir sind ein modernes, serviceorientiertes Dienstleistungsunternehmen im Gesundheitswesen.

Als erfolgreiche und moderne Versicherungsgruppe bieten wir unseren Kundinnen und Kunden attraktive Produkte und umfassenden Kundenservice. Unsere Mitarbeiter:innen sind unsere Stärke. Gemeinsam und innovativ gestalten wir die Zukunft. Mit Sicherheit.

Sie planen, beauftragen und überwachen die Ausstattung und Räumung von Unterkünften mit Unterstützung durch externe Dienstleister Sie sind für die Beschaffung von Einrichtungsgegenständen, Hygieneartikeln und Büroinventar verantwortlich und unterstützen im Sachgebiet bei der Durchführung von Vergabeverfahren Sie beauftragen und überwachen u. a. eigenständig Reparaturaufträge bei Elektrogeräten und Installationsaufträge für die Telekommunikation sowie deren Störungsbeseitigung Sie bearbeiten selbständig Rechnungen in SAP Sie sind verantwortlich bei der Überwachung externer Dienstleister bei der Lagerführung sowie der Erstellung, Fortschreibung und Überprüfung von Lager- und Inventarlisten Die Mitwirkung bei der Haushaltsplanung für das Sachgebiet gehört ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich Die Tätigkeit ist mit Außendienst verbunden. Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

Sie leiten das Sachgebiet und entwickeln die finanzielle Strategie des Amtes in Zusammenarbeit mit der Amtsleitung weiter Sie stellen die Umsetzung aller vergaberechtlichen Bestimmungen (VOB, VgV, UVgO) sicher und verantworten die Einhaltung vergaberechtlicher Vorschriften Sie sind verantwortlich für die Aufstellung und den Vollzug des Haushaltsplanes (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung) für das gesamte Amt einschließlich umfassender Anordnungsrechte Bei Ihnen liegt die Verantwortung für die Erstellung der Jahresabschlüsse und Sie stellen die Anlagenrechnung sicher Sie erstellen Finanzdaten und Kennzahlen für die Geschäftsberichte und haben die Verantwortung für die Kosten-Leistungsrechnung des Amtes sowie die SAP-Koordination Sie haben die Verantwortung für die Gebührenkalkulation inkl. Satzung im Amt und sind zentrale Ansprechperson des Amtes für alle Themen zum Haushaltsrecht und Steuern Eine Ergänzung oder Änderung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post und beantworten bzw. vermitteln interne und externe telefonische Anfragen weiter Die Vor- und Nachbearbeitung von gemeinderätlichen Sitzungen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben Sie überwachen die Bearbeitung der gemeinderätlichen Anträge und Anfragen sowie von Vorlagen Sie vertreten die Erstassistentin bei Urlaub oder Krankheit, hierzu gehört die Terminplanung und Kalenderführung für den Bürgermeister sowie Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Außerdem gehört zu Ihren Aufgaben die Erledigung der Korrespondenz und die Beantwortung von zahlreichen Telefonaten sowie der Empfang von Gästen Sie kümmern sich um die Dienstreiseabwicklung und unterstützen bei Sonderprojekten innerhalb des Referats Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Die genaue Abgrenzung des Aufgabenbereichs erfolgt in Absprache mit dem Team des Referats.

Sie sind für die Bedarfsfeststellung und Vergabe sämtlicher Dienstleistungen für folgende Vertragsarten zuständig: Serviceverträge für Reinigung, Winterdienst, Außenreinigung, Hausmeisterdienstleistungen, Gebäudebewachung und Umzug Zu Ihren Aufgaben zählt das fachliche Überprüfen der Ausschreibungsunterlagen (Überprüfung der Leistungsverzeichnisse, Fertigstellung der Ausschreibungsunterlagen, Durchführung von Objektbegehungen, abschließende Bearbeitung der Vergabe etc.) Die Verwaltung der abgeschlossenen Verträge gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben Qualitäts- und Reklamationsmanagement Rechnungsbearbeitung Sie planen und koordinieren gebäudeintere und -externe Transporte und Umzüge aller Art Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.